Plataforma de gestión de viajes para Proactive Future

El contexto

Proactive Future es una asociación juvenil que organiza escapadas de fin de semana por España (Wild Weekend), viajes en grupo pequeño por el mundo (Wild Trip) y proyectos Erasmus+. Todo lo coordina un equipo de voluntarios, y cada salida implica candidaturas, plazas limitadas, pagos por fases y mucha comunicación.

El reto

La información estaba repartida entre hojas de cálculo, formularios, correos y distintas pasarelas de pago. Saber quién había pagado, cuántas plazas quedaban o qué faltaba por hacer obligaba a cruzar datos a mano, y cada coordinador trabajaba a su manera.

Qué hicimos

• Una web pública en español e inglés con el catálogo de viajes y proyectos, preparada para buscadores y asistentes de IA.
• Inscripción con cuenta de usuario (acceso con Google), selección de candidaturas por el coordinador y pago con tarjeta por fases, señal y resto, con la membresía incluida automáticamente.
• Un panel único para el equipo y los coordinadores: participantes, plazas, pagos, documentación y cifras de cada viaje, con permisos según el rol.
• Un centro de avisos con tareas y novedades: recordatorios de pago, cuenta atrás hasta la salida y alertas de últimas plazas, cada uno con el enlace a la acción.
• Calendario de quedadas con invitación para añadir al móvil.
• Valoraciones al volver de cada viaje, con más de 200 respuestas históricas recuperadas, para medir y mejorar cada edición.
• Estadísticas de impacto en la portada, calculadas en vivo con los datos reales.
• Una app web para yincanas y dinámicas de grupo: registro de jugadores, pruebas con código QR y panel de control para coordinadores.
• Crónicas de los viajes y piezas para redes sociales generadas a partir de lo que cuentan los propios participantes.

Tecnología

• React
• TypeScript
• Node.js
• PostgreSQL
• Supabase
• Stripe
• Cloudflare

El resultado

Toda la operación de la asociación vive en un único sistema. Los participantes se inscriben, pagan y reciben los avisos solos, los coordinadores gestionan sus viajes desde el móvil y el equipo ve en tiempo real plazas, pagos y cifras, sin cruzar hojas de cálculo.

“Antes llevábamos los viajes entre hojas de cálculo, formularios y mil mensajes. Ahora todo está en un mismo sitio: inscripciones, pagos, avisos a los participantes… y nos ha cambiado el día a día. Lo que más valoro es lo fácil que es hacer cambios: lo pedimos y en muy poco tiempo está funcionando. Y siempre con total disposición y transparencia, sabiendo en cada momento qué se está haciendo y por qué.”