Plataforma de gestão de viagens para a Proactive Future

O contexto

A Proactive Future é uma associação juvenil que organiza escapadinhas de fim de semana por Espanha (Wild Weekend), viagens em grupo pequeno pelo mundo (Wild Trip) e projetos Erasmus+. Tudo é coordenado por uma equipa de voluntários, e cada saída implica candidaturas, vagas limitadas, pagamentos por fases e muita comunicação.

O desafio

A informação estava repartida entre folhas de cálculo, formulários, e-mails e diferentes plataformas de pagamento. Saber quem tinha pago, quantas vagas restavam ou o que faltava fazer obrigava a cruzar dados à mão, e cada coordenador trabalhava à sua maneira.

O que fizemos

• Um site público em espanhol e inglês com o catálogo de viagens e projetos, preparado para motores de busca e assistentes de IA.
• Inscrição com conta de utilizador (acesso com Google), seleção de candidaturas pelo coordenador e pagamento com cartão por fases, sinal e restante, com a quota de membro incluída automaticamente.
• Um painel único para a equipa e os coordenadores: participantes, vagas, pagamentos, documentação e números de cada viagem, com permissões por função.
• Um centro de avisos com tarefas e novidades: lembretes de pagamento, contagem decrescente até à partida e alertas de últimas vagas, cada um com a ligação para a ação.
• Calendário de encontros com convite para adicionar ao telemóvel.
• Avaliações no regresso de cada viagem, com mais de 200 respostas históricas recuperadas, para medir e melhorar cada edição.
• Estatísticas de impacto na página inicial, calculadas em tempo real com os dados reais.
• Uma aplicação web para peddy-papers e dinâmicas de grupo: registo de jogadores, provas com código QR e painel de controlo para coordenadores.
• Crónicas das viagens e conteúdos para redes sociais gerados a partir do que contam os próprios participantes.

Tecnologia

• React
• TypeScript
• Node.js
• PostgreSQL
• Supabase
• Stripe
• Cloudflare

O resultado

Toda a operação da associação vive num único sistema. Os participantes inscrevem-se, pagam e recebem os avisos sozinhos, os coordenadores gerem as suas viagens no telemóvel e a equipa vê em tempo real vagas, pagamentos e números, sem cruzar folhas de cálculo.

“Antes geríamos as viagens entre folhas de cálculo, formulários e mil mensagens. Agora está tudo no mesmo sítio: inscrições, pagamentos, avisos aos participantes… e mudou o nosso dia a dia. O que mais valorizo é a facilidade em fazer alterações: pedimos e em muito pouco tempo está a funcionar. E sempre com total disponibilidade e transparência, sabendo a cada momento o que se está a fazer e porquê.”